État des lieux locatif
État des lieux d'entrée et de sortie pour votre logement loué
Un état des lieux locatif évite les discussions sur les dégâts et sur la garantie locative. Vous commencez une nouvelle location ou votre locataire part bientôt ? Avec un tel rapport, vous fixez l’état du logement au moment où le locataire emménage. À son départ, vous comparez l’état avec ce rapport et vous voyez immédiatement ce qui a changé.
TOPO4D réalise des états des lieux d’entrée et de sortie pour des maisons, appartements, kots étudiants et surfaces commerciales. En tant qu’expert indépendant, nous travaillons à la fois pour le locataire et pour le bailleur. Vous recevez un rapport détaillé avec photos, prêt à être signé et enregistré.
Qu'est-ce qu'un état des lieux locatif ?
Un état des lieux locatif est une constatation écrite et photographique de l’état d’un bien loué au début ou à la fin de la location. Pièce par pièce, on note l’état des murs, plafonds, sols, fenêtres, portes, sanitaires, cuisine et installations techniques. Les défauts existants, comme un carrelage fissuré, une tache d’humidité ou une griffe dans le parquet, sont également consignés.
Nous relevons aussi les index des compteurs d’eau, de gaz et d’électricité ainsi que ce que le locataire reçoit lors de la remise des clés. Ces détails semblent minimes, mais ils sont souvent à l’origine de discussions au moment du départ.
L’état des lieux est annexé au bail et en fait partie intégrante. C’est le seul point de référence objectif pour déterminer plus tard si le locataire restitue le logement dans le même état.
Pourquoi faire établir un état des lieux ?
Entre l’entrée et le départ d’un locataire, il s’écoule souvent des années. Entre-temps, plus personne ne se souvient exactement de l’état du logement au départ. Le rapport fixe cet état de manière objective, afin que locataire et bailleur puissent s’appuyer sur les mêmes faits à la fin de la location.
- Pour le bailleur : vous pouvez prouver quels dégâts le locataire a causés. Sans état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu le logement dans l’état où il le restitue. Réclamer des dégâts locatifs devient alors presque impossible.
- Pour le locataire : vous prouvez quels défauts existaient déjà à votre entrée. Ainsi, vous ne pouvez pas être tenu responsable de dégâts que vous n’avez pas causés.
- Pour une libération rapide de la garantie locative : la garantie n’est libérée qu’avec l’accord des deux parties ou une décision du juge. Une comparaison claire entre l’entrée et la sortie facilite grandement cet accord.
- Pour éviter les discussions et les procédures : un rapport neutre laisse peu de place à l’interprétation. Si un litige est malgré tout porté devant le juge de paix, vous disposez d’une preuve solide.
L'état des lieux au début et à la fin de la location
État des lieux d'entrée
L’état des lieux d’entrée se fait idéalement avant la remise des clés, lorsque le logement est encore vide et que rien ne cache d’éventuels dégâts. Sinon, il doit être établi au plus tard au cours du premier mois de la location. Si des travaux importants sont réalisés pendant la location, un avenant peut être établi.
État des lieux de sortie
À la fin de la location, nous comparons le logement avec l’état des lieux d’entrée. Nous faisons une distinction claire entre l’usure normale, dont le locataire n’est pas responsable, et les dégâts locatifs comme des trous dans les murs ou des carrelages cassés. Locataire et bailleur disposent ainsi d’une base objective pour le décompte de la garantie locative.
Comment se déroule un état des lieux locatif ?
01
Demande et planification
Vous nous communiquez l’adresse, le type de bien et la date souhaitée. Nous planifions la visite à un moment où le locataire et le bailleur, ou leurs représentants, peuvent être présents.
02
Visite sur place
Un expert de TOPO4D parcourt le logement de manière systématique, pièce par pièce. Chaque constatation est décrite et photographiée. Nous relevons aussi les index des compteurs et le nombre de clés. Les remarques du locataire ou du bailleur sont reprises dans le rapport.
03
Rapport et signature
Nous rassemblons tout dans un rapport clair avec des photos numérotées. Les deux parties le signent, après quoi le bailleur l’enregistre avec le bail via MyRent.
L'état des lieux locatif est-il obligatoire ?
Lors de l’entrée dans un logement loué, l’état des lieux est légalement obligatoire. En Flandre, cette obligation figure dans le décret flamand sur la location d’habitations, applicable aux baux conclus à partir du 1er janvier 2019.
L’état des lieux doit être :
- Détaillé : une phrase générale comme « le logement est en bon état » ne suffit pas. Chaque pièce doit être décrite en détail.
- Contradictoire : le locataire et le bailleur, ou leurs représentants, ont la possibilité d’être présents et signent le rapport.
- Établi à temps : il est réalisé lorsque le logement est encore inoccupé ou au plus tard au cours du premier mois de la location.
- À frais partagés : le locataire et le bailleur se partagent les frais.
Un état des lieux de sortie n’est pas obligatoire. Il doit toutefois être établi si le locataire ou le bailleur le demande. En pratique, nous le recommandons toujours.
Pourquoi nos clients choisissent TOPO4D
Indépendant
Nous sommes indépendants des deux parties et des agences immobilières. Nos constatations sont objectives, ce qui facilite l’acceptation du rapport par le locataire et le bailleur.
Juridiquement correct
Nos experts sont assermentés auprès du tribunal. Nous rédigeons chaque état des lieux de manière à ce qu’il tienne aussi en cas de litige devant le juge de paix.
Détaillé et clair
Pièce par pièce, avec des photos numérotées pour chaque constatation. La comparaison entre l’entrée et la sortie est ainsi simple et sans équivoque.
Pour les particuliers et les professionnels
Nous travaillons pour des bailleurs et des locataires particuliers, mais aussi pour des agences immobilières, des syndics et des gestionnaires de plusieurs biens locatifs. Pour ces derniers, nous prévoyons une méthode de travail fixe et une planification fluide.
Ils nous ont fait confiance
Questions fréquentes sur l'état des lieux locatif
Qui paie l'état des lieux locatif ?
Le locataire et le bailleur partagent les frais à parts égales lorsqu’ils désignent ensemble un expert. Si chaque partie choisit son propre expert, chacune paie ses propres frais.
En tant que bailleur, puis-je établir moi-même un état des lieux ?
Oui. Un état des lieux que vous établissez vous-même est valable s’il est détaillé et contradictoire et signé par les deux parties. En pratique, il est toutefois souvent trop peu détaillé pour servir de preuve par la suite. Un expert indépendant évite cette discussion.
Que se passe-t-il si l'état des lieux n'est pas établi au cours du premier mois ?
Dans ce cas, chaque partie peut demander à l’autre de l’établir malgré tout. Si l’autre partie refuse, vous pouvez vous adresser au juge de paix, qui peut désigner un expert. Plus vous attendez, plus il devient difficile d’établir objectivement l’état initial.
Le locataire et le bailleur doivent-ils être présents ?
Les deux parties doivent avoir la possibilité d’être présentes. Elles peuvent aussi se faire représenter, par exemple par une agence immobilière. Ce n’est qu’ainsi que l’état des lieux est contradictoire.
Quelle est la différence entre l'usure et les dégâts locatifs ?
L’usure est la conséquence d’un usage normal et du vieillissement, comme une peinture décolorée ou des traces d’usage sur le sol. Les dégâts locatifs sont des dommages dus à un mauvais usage ou à une négligence, comme des trous dans le mur, des brûlures ou des carrelages cassés. Seuls les dégâts locatifs peuvent être facturés à la sortie.
Un état des lieux est-il aussi nécessaire pour un kot étudiant ou une surface commerciale ?
Pour un kot étudiant aussi, un état des lieux est vivement conseillé ; pour un kot qui sert de résidence principale, les règles du bail d’habitation s’appliquent. Pour un bail commercial, il n’est pas toujours obligatoire, mais il est fortement recommandé afin d’éviter des discussions ultérieures.
Comment enregistrer l'état des lieux ?
L’état des lieux est enregistré avec le bail auprès du SPF Finances. Depuis mars 2025, cela se fait obligatoirement par voie numérique via MyRent. Le bailleur doit le faire dans les deux mois suivant la signature. Pour un logement qui sert de résidence principale, l’enregistrement est gratuit. Vous recevez de notre part un rapport numérique en PDF, que vous pouvez télécharger directement.
Faire établir un état des lieux pour votre logement loué ?
Un bail commence bientôt ou votre locataire quitte le logement ? Faites constater l’état du bien par un expert indépendant. TOPO4D se déplace rapidement, travaille avec précision et vous remet un rapport sur lequel le locataire et le bailleur peuvent tous deux compter.
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